Funciones y objetivos del departamento de compras

¿Qué objetivos tiene el departamento de compras en una empresa logística?

En cualquier empresa y sobre todo en aquellas ecommerce como TotalSafePack, tienda online de cajas para botellas, la gestión de compras es un departamento que se ocupa de la buena organización para realizar todas las actividades relacionadas con la compra. Su gestión asegura el inventario, todos los bienes y servicios necesarios para que la empresa opere con normalidad se puedan encontrar a tiempo y estén debidamente ordenados en cualquier empresa. Es también el responsable de los costes de los bienes adquiridos, niveles de inventario y tiene que ser capaz de desarrollar una buena negociación con todos los proveedores con los que la empresa trabaje.

Funciones del departamento de compras 

El departamento de compras realiza varias tareas y funciones. A pesar de ello si que debe cumplir un objetivo por encima de todo y este es el de asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten y todas las piezas de repuesto tengan una continuidad o reducir además el coste final de los productos.

Controlar el coste final de los bienes y de los servicios es objetivo principal en la gestión de compras, ya que reduciendo los costes se podría aumentar la productividad y podría haber una mayor rentabilidad en las operaciones de una empresa. Precisamente por ello el hecho de realizar evaluaciones del precio de manera constante cobre especial importancia.

Para las pequeñas y medianas empresas lo ideal es trabajar con proveedores que permitan negociar precios. Sin embargo para las grandes empresas siempre es mejor negociar por volumen de compras a partir de un buen control del inventario.

Buscar otras alternativas a las fuentes de suministros que ya se tenga 

La estrategia o estrategias que se decidan realizar en el departamento de compras serán clave en este objetivo ya que se buscarán todo tipo de alternativas en el suministro para que aumente la capacidad de negociación y así disminuir el coste y precio de las materias.

Mejorar las negociaciones con los proveedores 

Del departamento de compras dependerá además que la relación con los proveedores sea fructífera y exitosa o todo un fracaso. De ellos dependerá llegar a buenos acuerdos y saber escuchar a los proveedores. Una buena relación puede jugar un papel fundamental, siendo atendidos por ejemplo antes a nosotros que a otros proveedores cuando los materiales que necesitamos para nuestros productos escaseen y también los necesiten otras empresas. Llegados a este punto es imprescindible realizar una buena negociación con todos los proveedores, ayudando de ese modo a mejorar el funcionamiento de toda la empresa. En nuestro caso por ejemplo es fundamental una relación estrecha y directa con nuestro proveedor que fabrica nuestra caja para proteger el vino y embalaje para cerveza.

Conseguir que el departamento de compras de integre con el resto de departamentos

El departamento de compras no es un punto y a parte, no funciona de forma independiente. Como ya hemos comentado en otras ocasiones, en la cadena de suminsitro y en una empresa en general, todas las piezas son imprescindibles y forman parte de un gran engranaje para que todo case y funcione a la perfección. Así pues podemos ver que el departamento de compras está estrechamente vinculado a otros departamentos como:

• Departamento de producción: Hay una relación muy cercana entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, entradas y salidas.
• Departamento de ingeniería: La compra de máquinas, herramientas y equipos es fundamental para ambos departamentos.
• Departamento de marketing: Un estudio de mercado y el gasto en cuanto a adquisiciones de los materiales es importante también.
• Departamento de finanzas: Las estimaciones de capital de trabajo y mantener los niveles de materiales es también fundamental.
• Departamento de recursos humanos: Elegir al personal humano adecuado para el departamento de compras, al equipo más capacitado, también importante para que se consigan todos aquellos logros que tu empresa se proponga.

Como habrás podido ver, el departamento de compras juega un papel estratégico dentro de cualquier empresa. El papel que desempeñe, las decisiones que tome o deje de tomar decidirán si una empresa funciona de forma correcta o no. Para ello es importante plantearse un diagrama de flujo que marque todo el proceso y deje claro todos los pasos que deben seguirse. Para que todo esté más claro y definido, haya mejora en los tiempos y ahorro en los recursos.

Plantearse objetivos también será clave. Son muchos los objetivos dentro del departamento de compras pero estos por lo menos tendrían que ser los más importantes:

• Minimizar los costes de compra, almacenamiento y distribución.
• Asegurar un flujo de producción continuo sin roturas en stock.
• Aumentar la rotación de activos.
• Desarrollar fuentes alternativas de suministro para evitar quedarse sin stock.
• Fomentar buenas relaciones con los proveedores
• Conseguir una buena integración con el resto de departamentos.
• Mantener un registro actualizado de todos los datos.
• Realizar informes de gestión cada cierto tiempo para el control total.